ระบบฐานข้อมูล หมายถึง ระบบที่จะเข้ามาสร้างฐานสำหรับเก็บข้อมูลบริษัท ซึ่งสามารถกำหนดให้มีหลายฐานข้อมูลได้ เพื่อแบ่งความรับผิดชอบในการเข้าถึง หรือมองเห็นจำนวนบริษัททำการ เช่น กรณีมีบริษัทในเครือหลายบริษัทที่ร่วมกันใช้ MAC 5 อยู่ หรือกรณีเป็นสำนักงานบัญชี จะแยกฐานต่อผู้รับผิดชอบทำบัญชีก็ได้ ซึ่งการสร้างฐานข้อมูลนี้จะเป็นการกำหนดว่าจะให้ database หรือบริษัททำการนั้นอยู่ที่ Drive ใด ภายใต้ Folder ใด ซึ่งในแต่ละ Folder จะสร้างฐานข้อมูลได้เพียง 1 ฐานเท่านั้น แต่ใน 1 ฐานข้อมูล สามารถสร้างบริษัททำการได้ถึง 600 บริษัท และถ้าคุณต้องการสร้างฐานข้อมูลใน Drive เดียวกัน สามารถสร้างได้โดยสร้างฐานภายใต้ Directory ซึ่งคุณจะสร้างที่ Drive ไหนก็ได้ เช่น ถ้าเป็นระบบ LAN ก็สร้างไว้ที่ Drive F:>Document\Company\Account \Mac5dbs หรือ F:\Document\Company\Mac5dbs

ขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูล

1. คลิกที่ My Computer และเลือก Drive ที่ต้องการ จากนั้นให้สร้าง Folder ใหม่ขึ้นมาพร้อมกับใส่ชื่อ Folder โดยตั้งชื่อเป็นชื่อบริษัทของคุณก็ได้ แต่ให้มีคำว่า MAC-5 ด้วยเพื่อให้ทราบว่าเป็น Folder สำหรับเก็บฐานข้อมูลของ MAC-5 เช่น DP MAC-5 DATA เป็น Folder ที่เก็บข้อมูล MAC-5 ของ Double Pine Co.,Ltd.

2. หลังจากสร้าง Folder เพื่อเก็บฐานข้อมูลแล้ว ให้คุณเข้าโปรแกรม MAC-5 เลือกเมนูระบบ และเลือกระบบฐานข้อมูล โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือก Drive ให้คุณเลือก Drive ที่ได้สร้าง Folder สำหรับเก็บฐานไว้ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอชื่อฐานข้อมูล หาก Drive ที่คุณเลือกได้มีการสร้างฐานไว้ก่อนแล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าจอดังรูปที่ 1

รูป

3. จากนั้นให้คลิกที่ F3 เพื่อสร้างฐานข้อมูล จะปรากฏหน้าต่างให้คุณเลือก Directory และ Sub Directory หรือ folder ตามรูปที่ 2 (ซึ่งคุณสามารถสร้างภายใต้ Sub Directory ได้ถึง 4 ระดับ) ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ Drive เพื่อหา Folder ที่สร้างไว้จากข้อ 1 เมื่อเจอแล้วให้คลิก Folder นั้นให้เปิดแฟ้ม จากนั้นใส่ชื่อฐานข้อมูลในช่องด้านล่าง ซึ่งชื่อฐานข้อมูลจะเป็นชื่อเดียวกันกับชื่อ Folder ก็ได้ แล้วกด OK การกำหนดชื่อฐานข้อมูลมีประโยชน์ในการบอกผู้ใช้งานว่าฐานข้อมูลนี้เป็นของกลุ่มบริษัททำการใด เช่น ฐานบริษัททดลองทำงาน ฐานบริษัทแม่ ฐานข้อมูลบริษัทในเครือ เป็นต้น ซึ่งชื่อของฐานข้อมูลนั้นซ้ำกันได้ แต่เลือกตำแหน่งฐานข้อมูลซ้ำกันไม่ได้

รูป

4. หลังจากสร้างฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ฐานข้อมูลนั้น และกด F10 เพื่อสร้างบริษัททำการต่อไป (อ้างถึงบทที่ 1 หัวข้อ 1.2 ว่าด้วยบริษัททำการ)

5. หากต้องการ เปลี่ยนชื่อฐานข้อมูลใหม่ ให้คลิกที่ชื่อฐานข้อมูลในรูปที่ 1 โปรแกรมจะ Hi light ให้คุณทำการคีย์ชื่อฐานข้อมูลใหม่ได้เลย

6. หากต้องการ ลบฐานข้อมูล คุณต้องทำการลบบริษัททำการทั้งหมดที่อยู่ภายใต้ฐานข้อมูลนั้นออกให้หมดก่อน (อ้างถึงบทที่ 1 หัวข้อ 1.2 ว่าด้วยบริษัททำการ) จึงจะลบฐานข้อมูลได้ แต่หากมั่นใจว่าบริษัททำการที่อยู่ภายใต้ฐานชื่อนี้ไม่มีความสำคัญลบออกได้แน่นอน จะใช้โปรแกรม Explorer ลบออกทั้ง mac5 dbs ก็ได้ แต่เมื่อลบแล้ว ไม่สามารถเรียกกลับคืนมาได้