การบันทึกลดหนี้โดยตรง มีรายละเอียดอย่างไร
Function การลดหนี้โดยตรง คือ
1. สามารถบันทึกใบปรับหนี้ทั้งระบบลูกหนี้ และระบบเจ้าหนี้ ได้โดยตรง (F3) ซึ่งเรียกว่า “ปรับหนี้โดยตรง”
2. ใบปรับหนี้ที่ Load จากใบแจ้งหนี้หรือใบรับ/ส่งของ สามารถ Load วางบิลหรือตัดใบเสร็จแยกจากใบแจ้งหนี้หรือใบรับ/ส่งของได้ ซึ่งเรียกว่า “แยกการปรับหนี้”
3. โดยใบปรับหนี้กรณี “ปรับหนี้โดยตรง” และ “แยกการปรับหนี้” จะมีขั้นตอนการบันทึกและแสดงผลในลักษณะเดียวกัน คือ Load วางบิล/ใบเสร็จ แยกจากใบแจ้งหนี้หรือใบรับ/ส่งของ และแสดงในรายงานหนี้คงค้าง
4. สามารถกำหนดสิทธิ และเปิด/ปิดการใช้งานเฉพาะผู้ใช้ หรือบางประเภทใบสาคัญได้ อาทิ อนุญาตให้เฉพาะใบลดหนี้ขายแยกการปรับหนี้ เพื่อ Load ตัดใบเสร็จแยกได้ แต่ไม่อนุญาตให้บันทึกใบลดหนี้ขายดังกล่าวโดยตรง แต่ต้องมาจากการ Load เท่านั้น เป็นต้น
5. รายการใบปรับหนี้โดยตรง (F3) หรือกำหนดให้แยกการปรับหนี้ (Exclude Debt) เมื่อทำการ Load วางบิลหรือตัดใบเสร็จ โปรแกรมจะแสดงรายการใบปรับหนี้เพื่อให้เลือก Load ได้โดยอิสระ
6. ตั้งค่าข้อกำหนดการปรับหนี้ เพื่อเป็นค่าเริ่มต้นในการบันทึกใบปรับหนี้ ในแต่ละรหัสลูกหนี้หรือรหัสเจ้าหนี้ได้ เมื่อ Load ใบแจ้งหนี้หรือใบรับ/ส่งของ จะกำหนดให้เป็น “รวมการปรับหนี้ หรือ แยกการปรับหนี้” (Include Debt หรือ Exclude Debt)
7. การบันทึกใบปรับหนี้โดยตรง สามารถระบุอ้างอิงข้อมูลใบกำกับภาษีเดิมที่ไม่ได้อยู่ในระบบได้ พร้อมทั้งสามารถพิมพ์ฟอร์มโดยใช้ตัวแปรเดิมที่กำหนดไว้ได้ทันที
8. สามารถบันทึกรายการสินค้าในใบปรับหนี้ ทั้ง “ตัดสต็อก, ไม่ตัดสต็อก และเฉพาะยอดเงิน” ได้
9. การบันทึกใบลดหนี้ขายโดยตรง สามารถบันทึกต้นทุนสินค้าที่รับคืนโดยตรงในแต่ละรายการสินค้าได้ และจะและจะนำมาคำนวณเป็นต้นทุนตามกระบวนการต้นทุนมาตรฐานของโปรแกรม ลักษณะเดียวกับการบันทึกใบรับคืนในระบบสินค้าคงคลัง
10. สามารถแสดงข้อมูลใบปรับหนี้โดยตรง (F3) หรือกำหนดให้ “แยกการปรับหนี้” ในรายงานมาตรฐานของโปรแกรมในทุกระบบที่เกี่ยวข้องได้
ข้อกำหนด
1. ข้อกำหนดการปรับหนี้ แบ่งออกเป็น 2
ลักษณะ คือ “รวมการปรับหนี้” (Include Debt) กับ “แยกการปรับหนี้”
(Exclude Debt)
2. ใบปรับหนี้โดยตรง (F3) จะระบุข้อกำหนดการปรับหนี้เป็น “แยกการปรับหนี้” เท่านั้น
3. ใบปรับหนี้ที่บันทึกโดยการ Load (F11) จะระบุข้อกำหนดการปรับหนี้ได้ทั้ง 2 ลักษณะ
ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดการใช้งาน
4. ใบปรับหนี้โดยตรง (F3) หรือกำหนดให้ “แยกการปรับหนี้” จะสามารถ Load วางบิลหรือตัดใบเสร็จได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น
ไม่สามารถทยอยได้
5. “วันที่ครบกำหนด” ของใบปรับหนี้กรณี
“แยกการปรับหนี้” มีเพียง 1 งวด และเท่ากับ “วันที่ใบสำคัญ” (เครดิต 0 วัน)
6. ไม่อนุญาตให้เปลี่ยน
“ข้อกำหนดการปรับหนี้” (รวม/แยกการปรับหนี้) ใน Edit Mode เนื่องจากจะมีผลต่อตารางการคำนวณ และทำให้ข้อมูลผิดพลาดได้
ดังนั้นหากดำเนินการบันทึกเป็น “รวม/แยกการปรับหนี้” แล้ว แต่ต้องการเปลี่ยน
ก็จะต้องลบรายการดังกล่าว แล้วทำการบันทึกใหม่เท่านั้น
7. ไม่อนุญาตให้
“บันทึกรายการปรับหนี้โดยตรง” พร้อมกับ “บันทึกรายการปรับหนี้โดยการ Load” เนื่องจากจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการเชื่อมโยงใบสำคัญได้
8. ข้อกำหนดในการปรับหนี้ ในแต่ละรหัสลูกหนี้
และรหัสเจ้าหนี้ จะ Default เท่ากับ “รวมการปรับหนี้”
9. ใบปรับหนี้ “แยกการปรับหนี้” (Exclude Debt) กรณี Fbilling จะสามารถ Load ไปยังใบวางบิล และ/หรือใบเสร็จได้ แต่หากไม่ใช้ Fbilling จะสามารถ Load ไปยังใบวางบิล
หรือใบเสร็จได้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น
10. ใบปรับหนี้ “แยกการปรับหนี้”
ที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ จะไม่นำมาคำนวณรวมกับใบแจ้งหนี้ เช่น แจ้งหนี้ INV-001 ยอดเงิน = 100 Load ลดหนี้ CN-001 ยอดเงิน = -20 และระบุ Exclude Debt ยอดแจ้งหนี้ และลดหนี้ในกรณีนี้ จะทำการคำนวณ “ยอดคงค้าง” แยกจากกัน
11. ใบปรับหนี้ที่ Load จากใบรับ/ส่งของ Load ตัดใบเสร็จไม่ได้
12. ใบปรับหนี้ 1 ใบ จะ Load จากใบแจ้งหนี้ หรือใบรับ/ส่งของ
ได้เพียงประเภทเดียวเท่านั้น
13. Load ใบปรับหนี้ที่ Load จากใบแจ้งหนี้
กับใบปรับหนี้ที่ Load จากใบรับ/ส่งของ
ไปใบวางบิลใบเดียวกันไม่ได้
14. กรณี Fbilling จะไม่แสดงรายการใบปรับหนี้ที่ Load จากใบรับ/ส่งของ
ข้อพึงระวัง
1. ไม่ควรบันทึกใบสำคัญ MI โดยสลับกันระหว่างใช้หรือไม่ใช้ Fbilling เนื่องจากจะทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง
หากมีการ Load ใบปรับหนี้ “แยกการปรับหนี้” ไปยัง ”ใบวางบิล
2. ไม่สามารถพิมพ์ใบเสร็จ กรณีแสดงรายการสินค้า
สำหรับใบเสร็จที่ Load จากใบปรับหนี้ได้อย่างถูกต้อง (ใบลดหนี้โปรแกรมไม่แสดงเป็นค่าลบ)